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Gestión eficaz del tiempo:
Introducción:
El tiempo es una dimensión que, hoy por hoy, el ser humano no puede
controlar. El tiempo es inexorable y fluye sin que podamos comprimirlo,
acelerarlo o ralentizarlo. En realidad, más que “gestionar el tiempo” -cosa
imposible hoy- deberíamos hablar de “cómo gestionar nuestro tiempo” o
mejor todavía: de “cómo gestionarnos a nosotros mismos” en relación al
tiempo.
Las personas sólo podemos hacer un número limitado de cosas en las 24
horas que dura un día. Además, si descontamos las horas necesarias para
atender las necesidades biológicas: sueño, alimentación, higiene; y otras
necesidades psicológicas: relaciones afectivas, ocio, descanso, etc;
comprobamos que el tiempo disponible para la actividad laboral es
ciertamente reducido.
La mayoría de las personas pone “la falta de tiempo” como el motivo
principal para no hacer algo, aunque ese algo sea de vital importancia en su
vida, como pueden ser las relaciones familiares, el descanso o el
mantenimiento físico. Normalmente, la dedicación al trabajo es la causa
primera de que no dispongamos de tiempo para otras cosas. Así pues, una
adecuada organización y eficiencia en la gestión del tiempo no sólo es un
valor profesional sino que es un valor vital de primera magnitud.
Centrándonos ahora en el ámbito profesional, la gestión del tiempo es una
habilidad directiva de suma repercusión en la eficiencia laboral. La
existencia o ausencia de aquella habilidad, segmenta a las personas en dos
categorías:
1ª. Personas Proactivas:
Llevan la iniciativa y marcan los tiempos. Son planificadores natos y deciden
qué hay que hacer y cuándo hacerlo. Disponen habitualmente de tiempo
extra para tener un estilo de vida equilibrado y satisfactorio. En el trabajo,
ese tiempo extra les permite atender imprevistos y contingencias.
2ª. Personas Reactivas:
Van a remolque de los acontecimientos. Otras personas o cosas son las
que marcan sus tiempos y parecen estar “apagando fuegos” todo el día. No
planifican porque dedican toda su energía a trabajar en el corto plazo. Se
consideran a sí mismos imprescindibles en su organización y deciden hasta
los mínimos detalles.
En esta charla, vamos a proporcionarle claves para que Vd. pueda situarse
en el primer grupo.
- Establezca un plan de trabajo (diario, semanal, mensual, etc.) y reserve
un tiempo diario para atender los imprevistos que merezcan su
atención.
- No permita, si puede, que la urgencia de otras personas recaiga sobre
Vd.
- Antes de comprometerse en un proyecto, estudie bien su dimensión y
las repercusiones en su tiempo.
- Acostúmbrese a delegar y controlar. Evite pensar que como Vd. no
puede hacerlo nadie. Piense que Ronald Reagan trabajaba unas 6 horas
diarias y ha sido uno de los mejores presidentes de EEUU.
- Para delegar, fije objetivos, finalidades y criterios; luego deje libertad a
sus subordinados.
- Dirija mediante reuniones periódicas a las que asistan todos sus
subordinados. Sea breve, concreto, directo y resuelva las
coordinaciones en público. Si no está seguro de la decisión, tómese su
tiempo y resuelva en la próxima reunión.
- No sitúe su oficina en lugares de paso o espera (excepto secretaría).
Evite ser el entretenimiento de la gente que está esperando.
- Comunicaciones electrónicas: hacia un concepto de “papel cero”. Es
más rápido mandar un email que mandar correo o fax. Es más rápido
buscar en el PC que acudir a los archivos de la estantería.
- Siempre que pueda, use las videoconferencias en lugar de viajar.
- Si debe viajar, aproveche los tiempos de espera (aeropuerto, etc) para
leer asuntos pendientes.
- Habitúese a manejar su agenda electrónica.
- Impóngase disciplina en los horarios de inicio y fin de las reuniones y
actividades programadas. Formas “conductistas” de evitar sesiones
interminables son: organizarlas de pie, en lugar de sentados; haciendo
coincidir su horario de finalización con la hora de la comida o la hora de
“irse a casa”, o la hora de cierre de un local.
- Fomente la puntualidad. No espere varios minutos de “cortesía” por las
personas que llegan tarde, haciendo perder el tiempo de los que han
sido puntuales.
- Use el teléfono con moderación, vaya al grano y no desvaríe.
- Cuando hable por teléfono, tome las notas sobre el documento que esté
tratando, así evitará papeles extra.
- Demandantes de empleo, consejo o vendedores solicitando entrevistas.
Respuesta: tengo el calendario abarrotado pero le concedo unos
minutos ahora mismo de mi tiempo. Ayúdeles de verdad, deséeles
suerte y vuelva a su trabajo.
- Cuando necesite concentrarse en un proyecto, piérdase fuera de la
oficina y organice un “Gran Hermano” de varios días con sus
colaboradores.
- Trabaje por bloques homogéneos y asigne tiempos a cada tarea. Evite
pasar continuamente de una tarea a otra.
- Planificar ahorra tiempo a Vd. y a sus colaboradores
- Cuando esté con alguien, evite el teléfono. No haga perder el tiempo a
los demás.
- Dedique cada día tiempo a sí mismo y a su familia.
- Establezca procedimientos para realizar las diferentes actividades. Los
procedimientos dan seguridad y evitan despistes.
- Fomente la eficiencia y dé ejemplo saliendo del trabajo a una hora
razonable. No evalúe a sus subordinados en función del número de
horas que permanecen trabajando, sino en función de su productividad.
- Si el trabajo de otras personas depende de que Vd. acabe el suyo, déle
máxima prioridad.
- Organice una reunión mensual con sus subordinados para analizar
formas de mejorar la eficiencia e incluya la “gestión del tiempo” entre los
asuntos a tratar.
- Acostumbre a su personal a terminar dentro del horario. Las horas extra
son las horas de mayor coste y menor productividad.
- Si se encuentra agotado, haga un alto, descanse (siesta) y luego
reanude el trabajo.
- Gestione bien el espacio físico: busque siempre acortar distancias.
- El tele-trabajo ahorra tiempo, dinero y energías.
- Fomente el acercamiento entre domicilio y lugar de trabajo.
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